Känner du igen det här? Du har anmält dig till ett webbinarium och hoppas att det ska vara givande. Kanske börjar det riktigt bra med en inspirerande talare som lyckas fånga ditt intresse. Men så kommer talare nummer två. Antagligen är det lite strul med att få presentationen att synas på rätt sätt och du märker hur talaren krymper ihop i den lilla rutan på skärmen. Men så lyckas det och talaren sträcker på sig och tar sats. Och visar den första bilden som är… proppfull med text.
I det här skedet zoomar jag ut och om inte talaren är extremt skicklig och medryckande (vilket så gott som aldrig händer) har den som talar tappat mig helt och hållet och jag börjar göra något annat. Jag försöker kanske lyssna igen efter en stund, men då följande bild visas – med ÄNNU MERA text – ger jag upp.
För några veckor sedan beslutade jag mig för att testa något nytt. Jag misstänkte att åtminstone en del av presentationerna under morgonens webbinarium skulle följa konceptet death by powerpoint så jag gick ut på en morgonpromenad och lyssnade på presentationerna via telefonen under tiden. Och det fungerade så mycket bättre! Jag fick betydligt mera ut av presentationerna än tidigare av den enkla anledningen att jag lyssnade på vad talarna sade utan att bli distraherad av alla proppfulla slides de visade. Den här gången var det nästan rekord på hur mycket text man kan klämma in på en powerpointbild. Jag tänkte ta en screen shot för att lägga till den i min samling med ”skräckexempel” men lät bli och fokuserade på att lyssna i stället.
Men man borde väl ändå inte behöva gå ut på promenad för att klara av att lyssna på online-presentationer? Det skulle visserligen göra gott för folkhälsan men känns bakvänt. Därför har jag här samlat några tips som du kan använda dig av nästa gång du ska hålla en online-presentation eller vilken presentation som helst.
Tre tips för hur du som talare kan göra det lättare för publiken att orka lyssna på vad du säger
Det finns en mängd olika saker man kan jobba med för att förmedla sitt budskap på ett sätt som fångar publikens intresse. I det här inlägget kommer jag att fokusera på hur du kan undvika att din publik zoomar ut på grund av dina proppfulla powerpointbilder. Av någon anledning har vi nämligen fått för oss att våra powerpointbilder (eller de bilder du gör med Keynote, Canva, Prezi eller något annat verktyg) är vår presentation. Och det är här det går så fel. För din presentation är det du säger, inte din powerpoint.
1. Fokusera på den muntliga presentationen
Tänk tillbaka på den senaste presentationen du höll. Jag gissar att du använde PowerPoint eller något liknande hjälpmedel och jag gissar också att du hade ganska mycket text på varje bild. Micke Hermansson som har skrivit boken Presentationslyftet nämnde under en föreläsning att vi i Västeuropa i medeltal har 40-50 ord på varje powerpointbild. De senaste veckorna har jag tagit del av webbinarier där antalet ord närmade sig 100 ord per bild. 100 ord!
Det här är alldeles för mycket text. Extremt mycket för mycket. Texten du har skrivit i din powerpoint är antagligen en riktigt bra stomme för en skriftlig rapport men nu är det ju inte en skriftlig rapport du jobbar med. Då du håller en presentation ska fokus vara på det du säger. För att förstärka ditt budskap, illustrera något eller lyfta fram ett nyckelord kan du använda powerpoint eller något annat hjälpmedel. Och här vill jag betona ordet hjälpmedel för det ska hjälpa åhörarna att ta till sig ditt budskap, inte stjälpa.
Problemet med att ha mycket text på powerpointbilderna är att det hindrar publiken från att kunna ta till sig det du säger. När du visar en bild med mycket text börjar publiken automatiskt läsa texten och slutar samtidigt lyssna. Studier visar att vår hjärna inte klarar av att multitaska, det vill säga vi kan inte lyssna samtidigt som vi läser en text, så du måste välja. Om du har blivit ombedd att hålla en muntlig presentation borde valet vara enkelt, men tyvärr är det inte alltid så i praktiken.
Ofta förväntas vi dela presentationen efteråt och det här bidrar till att vi lätt ser powerpointpresentationen som det viktiga och det vi lägger fokus på. Det här vi borde komma ifrån. Tänk därför på att planera en bra presentation där det du säger är i fokus. Om du sedan förväntas dela med dig av din powerpoint kan du antingen ha en version med mera text som fungerar som handout eller också skriva en sammanfattning med de viktigaste punkterna. Jag återkommer till det här i det tredje tipset.
2. Anpassa innehållet till publiken
Ett vanligt fel vi gör då vi planerar en presentation är att vi utgår från vad vi vill säga och inte från vad publiken vill eller behöver veta. Ju bättre du gör din hemläxa och tar reda på allt du kan om din publik, desto lättare kan du anpassa innehållet så att det blir intressant och relevant för den som lyssnar.
Ett enkelt tips är att genomgående ställa sig frågan: Är det här relevant för den som lyssnar?
Om du ens är lite tveksam på svaret ska du lämna bort det. Vi har oftast alldeles för mycket innehåll i våra presentationer och det bästa sättet att råda bot på det är att ta bort det som inte är relevant för åhörarna i det aktuella sammanhanget. Det här betyder ganska ofta att du får kill your darlings och det kan ta emot men brukar absolut löna sig. Jag har flera exempel på hur mycket bättre en helhet har blivit då jag har tagit bort något som jag vill ha med för att det är en så fin bild eller en så bra story, men som de facto är ett sidospår som inte ger något mervärde för publiken.
Att fokusera på det som är relevant för den lyssnar hjälper dig att skapa en röd tråd och att göra presentationen givande för åhörarna. Dessutom hjälper det dig att hålla tiden, vilket är ett absolut måste då det gäller presentationer.
Tänkt alltså på att anpassa innehållet till publiken, att fokusera på vad som är relevant för dem i just det sammanhanget och att gallra i ditt innehåll så att du kan hålla din presentation i lugn och ro utan att stressa över tiden.
3. Less is more
Hur brukar du göra då du planerar en presentation? Med stor sannolikhet öppnar du powerpoint och börjar bygga upp din presentation. Du har bra flow och det blir en hel del text per sida och ett antal slides. För att lätta upp det lägger du in en bild eller kanske en graf. Och för säkerhets skull lägger du in två eller varför inte fyra grafer på samma sida så får du allt på samma bild och det blir inte så många sidor i din presentation. Känner du igen dig?
Det du har gjort nu är ditt manus för vad du ska säga, inte det du ska visa då du håller din presentation. Eftersom du har skapat ett manus, eller åtminstone grunden för ett manus, är det inte bortkastad tid även om du antagligen inte kommer att visa en enda av de powerpointbilder du har gjort. I stället ska du nu börja fundera på hur du utgående från ditt manus kan skapa en bra muntlig presentation.
Ett bra sätt är att utgå från manuset du har skapat, det vill säga din powerpoint, och ”gömma” de bilder du har gjort. Då du har gjort det här börjar du fundera på hur du kan presentera innehållet på ett sätt som gör det enkelt för den som lyssnar att snappa upp ditt budskap och de allra viktigaste punkterna som du åtminstone vill att de ska ta med sig. Ett budskap, en slide är ett bra rättesnöre då du gör det här steget.
En fördel med den här metoden är att du enkelt kan skapa en version av presentationen som fungerar som ”handout” om du förväntas dela din presentation efteråt. De gömda powerpointbilderna (ditt manus) kan troligtvis fungera bra som en version av presentationen som du delar med dig efteråt om du inte tycker att din avskalade powerpoint räcker för det ändamålet. I vissa sammanhang är det viktigt att publiken får ta del av en sammanfattning som till exempel innehåller nya riktlinjer, anvisningar eller viktiga datum, men det behöver inte vara i form av en powerpointpresentation.
Då du utgående från ditt manus skapar dina powerpointbilder ska du tänka på att radikalt minska mängden text på dina bilder. Det här underlättar för publiken att ta till sig ditt budskap eftersom publiken då kan fokusera på att lyssna på det du säger. En tumregel är att det ska ta högst tre sekunder att ta till sig infon på en powerpointbild.
För att visa varför jag så starkt lyfter fram att less is more har jag har gjort två powerpointbilder som exempel. Den ena har 59 ord, det vill säga den mängd ord det väldigt ofta finns på powerpointbilder. Utgående från min egen erfarenhet de senaste månaderna är det ändå vanligt med mycket mera text än så på en och samma bild. På den andra bilden har jag komprimerat mitt budskap till några ord. Vilketdera alternativet tror du att bättre stöder min presentation och hjälper publiken att komma ihåg mitt budskap?
Sammanfattning
Ett bonustips här på slutet är att du inte ska vara rädd för att upprepa ditt budskap. Det kan du till exempel göra genom att sammanfatta de viktigaste punkterna i slutet av din presentation. Avslutningen är en viktig del av presentationen och en tydlig och klar sammanfattning kan göra under med tanke på vad publiken tar med sig från din presentation.
Så här kommer nu min sammanfattning av det här inlägget, kryddat med ett tips som jag inte har nämnt tidigare.
- Det du säger är det viktiga, oberoende av om du håller din presentation online eller fysiskt på plats. Du kan använda powerpoint för att förstärka ditt budskap genom att visa en bild eller lyfta fram ett nyckelbegrepp, men fokus ska vara på din muntliga presentation. Annars kan du lika bra skicka ett mejl.
- Anpassa innehållet till publiken. Vad vill och behöver åhörarna veta? Vad är relevant i sammanhanget? Och hur kan du presentera det på ett sätt som är enkelt för dem att ta till sig?
- Less is more. Det här gäller i högsta grad mängden text i powerpoint, men det gäller också mängden innehåll i presentationen generellt. Ett konkret och bra tips är följande: Planera din presentation och kapa sedan hälften av innehållet. Det här hjälper dig att fokusera på det relevanta och gör att du har en lämplig mängd innehåll som du kan presentera i lugn och ro. Då du har kapat hälften finslipar du presentationen och funderar på hur du bäst når fram och engagerar publiken – med less is more som rättesnöre.